Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE, 3.7.2017

Henkilötietolaki (523/99) 10. ja 24. §

1. Rekisterien pitäjä

FinFami Uusimaa ry, Jämsänkatu 2 C, 4. kerros, 00520 Helsinki

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

FinFami Uusimaa ry Leif Berg, toiminnanjohtaja

Yhteyshenkilö:
Pirjo Haapamäki, talouspäällikkö, puh. 09 686 0260, sähköposti: info@finfamiuusimaa.fi

3. Rekisterin nimi

FinFamin Uusimaa ry:n Verkkoajanvarausrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus/rekisterin ja osarekisterin käyttötarkoitus

Asiakkaan tuki- ja neuvontapalveluiden varausten hallinta ja toteuttaminen.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot:
Nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:
Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä.

Lait:
Henkilötietolaki 11§, 12§ (523/1999)

Tietojen yhdistäminen muihin rekistereihin:
Ei yhdistetä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaalta itseltään saadut tiedot.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Henkilötiedot tallennetaan rekisteriin, jota ylläpitää FinFami Uusimaa ry. Tuki- ja neuvontapalvelun verkkoajanvarauksessa muodostuva rekisteri on tuen ja neuvonnan henkilökunnan yhteinen. Tapaamisista ei muodostu muita tietoja. Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä, henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Tietoja luovutetaan vain lakiin perustuen tai asiakkaan luvalla. Tietoja käsitellään vain asiakassuhteeseen liittyvinä. Tietoja ei luovuteta muiden käyttöön.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto
Aineistot säilytetään lukitussa kaapissa, johon on pääsy vain tuen ja neuvonnan henkilökunnan jäsenellä itsellään. Hän valvoo aineistoa.

Sähköisesti tallennetut tiedot
Aineistot säilytetään pilvipalvelussa, johon on pääsy vain työntekijän henkilökohtaisella tietokoneella, tabletilla tai matkapuhelimella. Laite ja/tai tietokoneaineisto on suojattu salasanalla ja suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Tietoihin ei ole pääsyä muilla tietokoneilla. Varmuuskopiot tallennetaan pilvipalveluun. Varmuuskopiot ja muut tiedot suojataan pilvipalvelussa siten, että ne salataan, kun niitä siirretään internetissä ja säilytetään palvelimella tallentamalla ne salattuun muotoon, sekä käyttämällä suojaustunnuksia todentamiseen. Tietosi on siis suojattu luvattomalta käytöltä, kun niitä lähetetään laitteilta pilvipalveluun tai pilvipalvelusta laitteisiimme ja kun niitä säilytetään pilvipalvelussa. Pilvessä käytetään vähintään 128-bittistä AES-salausta, eikä salausavaimia milloinkaan luovuteta kolmansille osapuolille.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Kaikkiin rekisteriin kirjattuihin henkilökohtaisiin tietoihin liittyy tarkastusoikeus (Henkilötietolaki 26§). Tietoihin on oikeus tutustua ja saada itseään koskevat asiakastiedot kirjallisena. Pyyntö esitetään rekisteritietoihin liittyvissä kysymyksissä suoraan työntekijälle, jonka kanssa olet asioinut, tai Pirjo Haapamäelle, joka antaa tiedot tarkastettuaan asiakkaan henkilöllisyyden tai kysyjän lakiin perustuvan oikeuden pyytää tietoja. Tarkastuspyynnön toteuttamisessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston internetsivuilta saatavissa olevaa lomaketta.

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Pyynnössä pitää perustella ja yksilöidä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Tarkastuspyynnön toteuttamisessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston internetsivuilta saatavissa olevaa lomaketta. Henkilörekisteriin tallennetun henkilötiedon korjausvaatimus: Korjausvaatimus esitetään sille henkilökunnan jäsenelle, jonka ylläpitämää rekisteriä korjaus koskee tai Pirjo Haapamäelle.

11. Muut mahdolliset oikeudet

Henkilötietolain (523/99) mukainen informointi
Henkilötiedot tallennetaan rekisteriin, jota ylläpitää FinFami Uusimaa ry ja tuen ja neuvonnan henkilökunta. Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä luovutetaan vain lakiin perustuen tai luvallanne. Tietoja käsitellään vain asiakassuhteeseenne liittyvinä. Asiakkaalla on mahdollisuus tarkistaa rekisteriin itsestään tallennetut tiedot.

12. Tietojen säilytys

Asiakaskontakteissa kerättyjä tietoja, joita ovat verkkoajanvarauksessa muodostuneet yhteystiedot ja henkilökunnan tekemät muistiinpanot tapaamisista, hävitetään asiakaskontaktin päätyttyä, viimeistään aina kalenterivuoden lopulla. Varauksien määrät tilastoidaan vuosittain järjestelmään tallentuvien tunnisteettomien tapaamismäärien perusteella ja raportoidaan rahoittajalle, Sosiaali- ja terveysjärjestöjen avustuskeskukselle (STEA).

Pin It on Pinterest