Tietosuojaselosteet

Päivitetty 24.5.2018

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR 2016/679)
Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §25.4.2018

1. Rekisterien pitäjä

FinFami Uusimaa ry, Jämsänkatu 2 C, 4. kerros, 00520 Helsinki

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

FinFami Uusimaa ry Leif Berg, toiminnanjohtaja

Yhteyshenkilö:
Eero Kaasinen, viestintävastaava, p. 045 7881 8843, sähköposti: [email protected]

3. Rekisterin nimi

FinFamin Uusimaa ry:n Verkkopalveluiden rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus/rekisterin ja osarekisterin käyttötarkoitus

4.1 Asiakkaan tuki- ja neuvontapalveluiden varausten hallinta ja toteuttaminen.

4.2 Tapahtumien ilmoittautumisten hallinta.

4.3 Yhteydenottojen hallinta

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot:
Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, erityisruokavaliot ja muut yksittäisen tapahtuman järjestämiseksi tarpeelliset tiedot.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:
Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä.

Lait:
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR 2016/679)
Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §25.4.2018

Tietojen yhdistäminen muihin rekistereihin:
Ei yhdistetä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaalta itseltään saadut tiedot.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

7.1 Henkilötiedot tallennetaan rekisteriin, jota ylläpitää FinFami Uusimaa ry. Tuki- ja neuvontapalvelun verkkoajanvarauksessa muodostuva rekisteri on tuen ja neuvonnan henkilökunnan yhteinen. Tapaamisista ei muodostu muita tietoja. Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä, henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Tietoja luovutetaan vain lakiin perustuen tai asiakkaan luvalla. Tietoja käsitellään vain asiakassuhteeseen liittyvinä. Tietoja ei luovuteta muiden käyttöön. Käynneistä ja niistä muodostuneista palautteista raportoidaan rahoittajalle vain tarpeelliset tiedot (mm. ikäryhmä, sukupuoli), ilman että yksittäistä käyttäjää voidaan tunnistaa.

7.2 Henkilötiedot tallennetaan tapahtumien järjestämiseksi. Tiedot ovat vain tapahtumien järjestämistä varten hankittuja tietoja. Tietoja luovutetaan vain lakiin perustuen tai asiakkaan luvalla. Tietoja raportoidaan rahoittajalle, josta ei yksittäistä tapahtumaan osallistujaa voida tunnistaa.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto
Aineistot säilytetään lukitussa kaapissa, johon on pääsy vain tuen ja neuvonnan henkilökunnan jäsenellä itsellään. Hän valvoo aineistoa.

Sähköisesti tallennetut tiedot
Aineistot säilytetään pilvipalvelussa, johon on pääsy vain työntekijän henkilökohtaisella tietokoneella, tabletilla tai matkapuhelimella. Laite ja/tai tietokoneaineisto on suojattu salasanalla ja suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Tietoihin ei ole pääsyä muilla tietokoneilla. Varmuuskopiot tallennetaan pilvipalveluun. Varmuuskopiot ja muut tiedot suojataan pilvipalvelussa siten, että ne salataan, kun niitä siirretään internetissä ja säilytetään palvelimella tallentamalla ne salattuun muotoon, sekä käyttämällä suojaustunnuksia todentamiseen. Toisin sanoen tietosi on suojattu luvattomalta käytöltä, kun niitä lähetetään laitteilta pilvipalveluun tai pilvipalvelusta laitteisiimme ja kun niitä säilytetään pilvipalvelussa. Pilvessä käytetään vähintään 128-bittistä AES-salausta, eikä salausavaimia milloinkaan luovuteta kolmansille osapuolille.

9. Tarkastusoikeus, oikeus tulla unohdetuksi ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Kaikkiin rekisteriin kirjattuihin henkilökohtaisiin tietoihin liittyy tarkastusoikeus (Henkilötietolaki 26§). Tietoihin on oikeus tutustua ja saada itseään koskevat asiakastiedot kirjallisena. Pyyntö esitetään rekisteritietoihin liittyvissä kysymyksissä suoraan työntekijälle, jonka kanssa olet asioinut, tai Eero Kaasiselle, joka antaa tiedot tarkastettuaan asiakkaan henkilöllisyyden tai kysyjän lakiin perustuvan oikeuden pyytää tietoja. Tarkastuspyynnön toteuttamisessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston internetsivuilta saatavissa olevaa lomaketta.

Tapahtuma tiedoista on mahdollista erillisestä pyynnöstä poistaa yksilöivät henkilötiedot, nimi, osoite, sähköposti ja puhelinnumero. Lainsäädäntö tai maksamattomat tapahtumat saattavat joissain tapauksissa velvoittaa FinFami Uusimaa ry:tä säilyttämään osan asiakastiedoista anonymisointitoiveesta huolimatta.

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Pyynnössä pitää perustella ja yksilöidä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään.

Tarkastuspyynnön toteuttamisessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston internetsivuilta saatavissa olevaa lomaketta. Henkilörekisteriin tallennetun henkilötiedon korjausvaatimus: Korjausvaatimus esitetään sille henkilökunnan jäsenelle, jonka ylläpitämää rekisteriä korjaus koskee tai Eero Kaasiselle.

11. Muut mahdolliset oikeudet

Henkilötietolain (523/99) mukainen informointi
Henkilötiedot tallennetaan rekisteriin, jota ylläpitää FinFami Uusimaa ry. Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä luovutetaan vain lakiin perustuen tai luvallanne. Tietoja käsitellään vain asiakassuhteeseenne liittyvinä. Asiakkaalla on mahdollisuus tarkistaa rekisteriin itsestään tallennetut tiedot.

12. Tietojen säilytys

Asiakaskontakteissa kerättyjä tietoja, joita ovat verkkoajanvarauksessa muodostuneet yhteystiedot ja henkilökunnan tekemät muistiinpanot tapaamisista, hävitetään asiakaskontaktin päätyttyä, viimeistään aina kalenterivuoden lopulla. Varauksien määrät tilastoidaan vuosittain järjestelmään tallentuvien tunnisteettomien tapaamismäärien perusteella ja raportoidaan rahoittajalle, Sosiaali- ja terveysjärjestöjen avustuskeskukselle (STEA).

Tapahtumien osallistumistietoja säilytetään vain tarpeellinen aika. Tapahtumien ja osallistujien määrät tilastoidaan vuosittain järjestelmään tallentuvien tunnisteettomien tietojen perusteella ja raportoidaan rahoittajalle, Sosiaali- ja terveysjärjestöjen avustuskeskukselle (STEA).

Päivitetty 16.11.2022

1.   Rekisterinpitäjä

FinFami Uusimaa ry
Jämsänkatu 2 C, 4. kerros
00520 Helsinki

 

2.   Vapaaehtoisrekisteriä vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

FinFami Uusimaa ry:n toiminnanjohtaja Leif Berg
Yhteyshenkilö, järjestötyöntekijä Eetu Karppanen, [email protected] puh. 044 493 6033.

 

3. Rekisterin nimi

FinFami Uusimaa ry:n vapaaehtoisrekisteri.

 

4. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteita ovat tässä rekisterissä oikeutettu etu, sopimus, lakiin perustuvat velvoitteet sekä rekisteröidyn antama suostumus.

Oikeutettu etu ja sopimus syntyvät tilanteissa, joissa rekisteröity ilmoittautuu ja sitoutuu mukaan vapaaehtoistoimintaan tai tulee valituksi johonkin luottamustehtävään. Lakiin perustuva velvoite on kirjanpitolain mukainen henkilötietojen käsittely matka- ja kulukorvausasioissa.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on huolehtia tarvittavasta yhteydenpidosta; vapaaehtoistoiminnan suunnittelusta, organisoinnista, toteutuksesta ja kehittämisestä.

Tietoja ei luovuteta tahoille, jotka eivät suoraan osallistu kyseisen toiminnan järjestämiseen.

 

5. Rekisteröidyt

Rekisteröityjä ovat FinFami Uusimaa ry:n vapaaehtoiset.

 

6. Rekisterin pitäjä käsittelee seuraavia tietoja vapaaehtoistoiminnan koordinoimiseksi

Käsiteltäviä tietoja ovat rekisteröidyn

  • nimi
  • syntymävuosi
  • sukupuoli
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • postiosoite
  • tiedot käydyistä vapaaehtoistoiminnan koulutuksista
  • ruoka-ainerajoitteet ja allergiat
  • vapaaehtoistehtävä
  • omaisrooli
  • erityistaidot

 

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään rekisteröidyiltä suoraan.

 

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Tietoja luovutetaan muille tahoille ainoastaan rekisteröidyn erikseen antamalla suostumuksella. FinFami Uusimaa ry hyödyntää sähköisiä tietojenkäsittelyohjelmia henkilötietojen ylläpitämisessä, vapaaehtoistoiminnan koordinoinnissa, kyselyiden toteuttamisessa, tapahtumailmoittautumisten keräämisessä ja uutiskirjeiden lähettämisessä

Tietoja ei siirretä EU/ETA-maiden ulkopuolelle.

 

9. Tietojen suojaus

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja kaikkia henkilötietojen käsittelijöitä sitoo salassapitovelvollisuus. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät. Henkilötietojen käsittelyyn oikeutettu henkilökunta on ohjeistettu toimimaan oikein tietosuoja-asioissa.

Aineistot säilytetään pilvipalvelussa, johon on pääsy vain työntekijän henkilökohtaisella tietokoneella, tabletilla tai matkapuhelimella. Laite ja/tai tietokoneaineisto on suojattu salasanalla ja suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Tietoihin ei ole pääsyä muilla tietokoneilla. Varmuuskopiot tallennetaan pilvipalveluun. Varmuuskopiot ja muut tiedot suojataan pilvipalvelussa siten, että ne salataan, kun niitä siirretään internetissä ja säilytetään palvelimella tallentamalla ne salattuun muotoon, sekä käyttämällä suojaustunnuksia todentamiseen. Toisin sanoen tiedot on suojattu luvattomalta käytöltä, kun niitä lähetetään laitteilta pilvipalveluun tai pilvipalvelusta laitteisiimme ja kun niitä säilytetään pilvipalvelussa. Pilvessä käytetään vähintään 128-bittistä AES-salausta, eikä salausavaimia milloinkaan luovuteta kolmansille osapuolille.

Paperimuodossa kerätyn aineiston säilytys tapahtuu lukitussa tilassa FinFami Uusimaa ry:n tiloissa os. Jämsänkatu 2, 4 krs.

 

10. Tietojen käsittelyajat

Rekisteröidyn antamia tietoja säilytetään vähintään vapaaehtoistoiminnan keston tai toimikauden ajan. Vapaaehtoistoiminnan lopettaneiden henkilöiden tietoja säilytetään kyseisen toiminnan raportointiin saakka.

Rekisteröityjen suostumukseen perustuvia henkilötietoja käsitellään henkilötietojen keräämisen yhteydessä sovitun ajanjakson ajan tai kunnes rekisteröity ei enää ole mukana toiminnassa tai hän peruuttaa antamansa suostumuksen.

 

11. Tietojen käsittelijät

Tietojen käsittelijöitä ovat FinFami Uusimaa ry:n työntekijät. Tietoja käsitellään lisäksi Microsoftin sekä Lyyti-tapahtumatyökalun ohjelmistoissa ja palvelimilla. Microsoftin palvelimet saattavat sijaita myös EU:n ulkopuolella.

 

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietojen käsittely ei sisällä profilointia eikä automaattista päätöksentekoa.

 

13. Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:

Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

 

14. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

 

15. Muutokset tietosuojaselosteessa

Tähän tietosuojaselosteeseen myöhemmin tulevat muutokset laitetaan näkyville tähän selosteeseen päivättyinä. Merkittävistä muutoksista voidaan informoida rekisteröityjä myös muilla tavoin, kuten sähköpostitse tai ilmoittamalla yhdistyksen nettisivuilla. Yhdistys suosittelee, että käytte säännöllisesti yhdistyksen nettisivuilla ja huomioitte mahdolliset muutokset tässä selosteessa.

Tietoa evästeistä

Jotta tämä sivusto toimisi mahdollisimman hyvin, se tallentaa aika ajoin laitteellesi pieniä datatiedostoja, joita kutsutaan evästeiksi (cookies). Tämä on yleinen käytäntö useimmissa verkkosivustoissa.

Mitä ovat evästeet?

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita verkkosivusto tallentaa tietokoneellesi tai mobiililaitteellesi, kun käyt sivustolla. Evästeet tallentavat tietoa laitteesi käytöstä ja käyttötavoista.

Miten evästeitä käytetään?

Tällä sivustolla käytetään Google-yhtiön Google Analytics -raportointipalvelua. Se käyttää evästeitä, jotka ovat käytännössä tietokoneelle sijoitettuja tekstitiedostoja. Niiden avulla saadaan tietoa siitä, miten sivustoa käytetään. Evästeen tuottamat tiedot (ml. IP-osoite) välitetään ja tallennetaan Googlen palvelimille. Tietojen avulla Google analysoi, miten käyttäjä sivustoa käyttää. Se laatii eri toiminnoista raportteja verkkosivuston operaattoreille ja tarjoaa myös muita sivuston toimintoihin ja internetin käyttöön liittyviä palveluja.

Google voi myös siirtää nämä tiedot ulkopuoliselle toimijalle, jos laki näin vaatii tai jos joku ulkopuolinen toimija käsittelee tietoja Googlen puolesta. Google ei yhdistä käyttäjän IP-osoitetta mihinkään muihin sen hallussa oleviin tietoihin.
Käyttäjä voi kieltäytyä evästeiden käytöstä tekemällä tätä koskevat valinnat omalla selaimellaan. Kannattaa kuitenkin ottaa huomioon, että tällöin kaikki verkkosivuston toiminnot eivät ole käytettävissä. Käyttäessään tätä verkkosivustoa käyttäjä suostuu siihen, että Google käsittelee hänen tietojaan edellä mainittuihin tarkoituksiin ja mainituilla tavoilla.

Kuinka voit hallita evästeitä?

Voit hallita ja/tai poistaa evästeitä vapaasti. Ohjeita löytyy osoitteesta AllAboutCookies.org. Voit poistaa kaikki tietokoneellasi olevat evästeet, ja useimmat selaimet voi asettaa torjumaan ne kokonaan. Muista kuitenkin, että jos torjut evästeet, joudut määrittämään tietyt asetukset aina uudestaan sivustolle palatessasi. Saattaa myös olla, että et voi käyttää joitakin sivustolla olevia palveluja ja toimintoja.

Pin It on Pinterest