Arto Bäckström avasi taannoin hyvin omassa blogissaan tasoja, joilla digitaalisia palveluita voidaan kehittää. Arto kirjoitti myös siitä, kuinka paljon työtä ja johdon tukea vastaava muutosprosessi vaatii. Lyhyesti VETO-projekti on tarjonnut juuri tätä monitasoista kehittämistä FinFami yhdistysperheen tueksi. Nyt tuki on muuttamassa muotoaan projektin päättymisen kynnyksellä. Tärkeäksi loppuvaiheen tavoitteeksi on noussut luotujen ratkaisuiden ja toimintatapojen jalkauttaminen ja integrointi osaksi kaikkien alueyhdistysten toimintoja. Tällä hetkellä projektissa on mukana Keskusliiton lisäksi seitsemän alueyhdistystä.
VETO-projekti 2017-2019
VETO-projekti haki alkuun vauhtia FinFamien valtakunnallista kenttää varten Uudenmaan yhdistyksen tietotekniikan ja prosessien kehittämisellä. Projekti vakioi ja selvitti mitä ohjelmistoja yhdistyksille on tarjolla ja mistä niistä olisi eniten hyötyä perustyön toteuttamisen tueksi. Koko matkan tavoite verkkoympäristössä tapahtuvan omaistoiminnan kehittämisestä, pidettiin kirkkaana mielessä. Vauhtiin päästyämme otimme ensimmäisen loikan, suositukset alueyhdistysten perustan kuntoon saattamiseksi, tulevaisuuden digitaalisia ratkaisuita varten. Suositus piti sisällään ohjelmistot, laitteiden hankintamallin kuin myös ohjelmistojen käytön tueksi laadittuja suosituksia mm. sisäisenviestinnän parantamiseksi. Tämä paketti mahdollistaa nyt ja tulevaisuudessa valtakunnallisen yhteistyön, kun kaikki käyttävät hyväkseen samoja ohjelmistoja ja ympäristöjä.
Toinen VETO-projektin loikka oli verkkosivuista verkkopalveluksi paketti. VETO-projekti kartoitti palvelumuotoilun menetelmin uutta tapaa tuoda yhdistysten toimintaa näkyvämmäksi. Syntyi konsepti staattista sisältöä sisältävien sivustojen päivittämisestä, verkkopalveluiksi. Pohjana tarjottaville palveluille oli käyttöön otetut toimisto-ohjelmistot. Kohderyhmälle tuotiin mahdollisuus varata aikaa tuen- ja neuvonnanhenkilökunnalta. Ajanvarauspalvelu rantautuu käyttöön myös muihinkin alueyhdistyksiin seuraavassa päivitys aallossa.
Verkkopalvelupaketin muotoilussa haluttiin korostaa, niin toiminnan läpinäkyvyyttä kuin myös kaikkien toimintojen helppoa tavoitettavuutta. Tärkeää on, että omainen ja läheinen kokee olevansa oikeassa paikassa. Tämä toteutuu, kun hänelle selkeästi kerrotaan mitä, missä ja milloin tapahtuu. Tästä esimerkkinä voidaan pitää FinFami Uudenmaan sivuilla olevien toimintojen ja tapahtumien kuvausten uudelleen muotoilu ja esille nostot luokitellen ja selkeästi. Iso kiitos kokonaisuuden jumppaamisesta menee Uudenmaan tuen ja neuvonnan tiimille. Sivustoille liitettyjen palveluiden helppokäyttöisyydestä haluttiin varmistua niin kohderyhmän kuin myös työntekijöiden näkökulmasta. Siksi VETO-projekti käytti paljon aikaa jatkuvan ja ketterän kehittämisen prosessien omaksumiseksi ja työtavan juurruttamiseksi alueyhdistyksiin. Uudistuksen yhteydessä päivitettiin myös verkkopalveluita pyörittävä tekniikka, helpottamaan mm. päivittämistä ja ylläpitoa.
Verkkopalvelupaketin uusimmisen yhteydessä haluttiin ottaa huomioon myös tulevaisuuden tarpeita. Verkkopalvelu paketti vastaa jatkossa niin pienen kuin myös ison yhdistyksen tarpeisiin. Paketti sisältää erilaisia kokonaisuuksia, joista voi valita käyttöön otettavat lisäpalvelut. Lisäksi yhdistysten arjen työnteon prosessit ovat olleet välillisesti kehittämisen kohteena. Sähköinen tapahtumien ilmoittautumisjärjestelmä säästää mm. paljon toimistotyöntekijöiden aikaa, kun ilmoittautumisia ei suuremmin enää tule puhelimitse. Samalla järjestelmä kertoo meille, kuinka nopeasti tietyt toiminnot täyttyvät ja onko jollekin ryhmälle erityisen painavaa tilausta. Ilmoittautumisjärjestelmässä voidaan lisäksi kerätä omavastuuosuudet maksullisista tapahtumista, ilman erillisten laskujen kirjoittelua. Kaiken kerääntyvän tiedon valossa toimintoja voidaan painottaa suunnittelussa ja toteutuksessa aikaisemman kysynnän mukaan. Sähköinen järjestelmä helpottaa myös merkittävästi rahoittajille toimitettavien raporttien koostamista ja luotettavuutta, kun pakolliset tiedot saadaan suoraan järjestelmästä.
Kolmas ja viimeinen loikka on paljonkin rakennetun alustan mahdollistavat tulevaisuuden uudet toiminta- ja toteuttamismuodot. Kolmannen loikan suurin haaste on yhtäältä siinä, kuinka nyt luotua pohjaa hyödynnetään verkossa tapahtuvassa omaistyössä nyt ja tulevaisuudessa ja toisaalta siinä, kuinka alueyhdistyksissä muokataan omia rakenteita vastaamaan monipuoliseen ja nykyaikaiseen toimintaympäristöön. Toinen konkreettinen loikkaan liittyvä esimerkki on paikallisten yhdistysten lisääntynyt yhteistyö. Uudenmaan ja Kanta-Hämeen FinFamit pilotoivat mm. yhdessä toteutettavaa valtakunnallista verkkoryhmää. Verkkoryhmä on yksi pelinavauksista tarjota kaikille kohderyhmän jäsenille valtakunnallisesti mahdollisuutta liittyä osaksi FinFamien palveluihin asuinpaikasta riippumatta. Siihen jos mihin kannattaisi toimintatapojen muutoksista ja uusien työvälineiden haltuunotosta vapautunut aika käyttää. Kohti yhteistä valtakunnallista palvelutuotantoa täyttämään verkkopalveluiden avulla palvelulupauksemme: Et jää yksin.
Lisätiedot ja yhteydenotot
